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《吸引人的想法》電子報 • 2010年夏季 • 第8冊第1期本月主題:團隊成員參與感

Team Member Engagement
 
團隊合作為在工作場所內成功的重要因素。即便您是在一人公司,您仍須與客戶及廠商合作。在團體內成功工作的能力為自己成功及組織成功的主要影響因素。本期《吸引人的想法》內的文章說明團隊合作及成立團隊的要素。
 
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以跨部門團隊打破組織壁壘(Organizational Silo)

在現今步調快速的商業世界,團隊合作與溝通非常重要。為了調整組織上上下,使其密切配合組織的願景及目標,團隊合作與溝通的重要性比以往大得多。促進溝通 與調整的方式之一,即是成立跨功能或跨部門團隊。這些團隊有助於組織敏捷、迅速地因應快速變動的市場。以下為成立與培養跨部門團隊的方法。

  1. 保持忙碌
    有時團隊專案內有太多事都要進行,以致於無法判斷要先從哪裡著手。著手深入調查,做某些工作,總比按兵不動,遲疑不決還好。其他團隊成員會欣賞忙碌並推進團隊工作的同事。
  2. 接受不可避免的事實
    每個人都曾與對於每項危機過度反應的團隊成員共事過,無論危機是否微不足道。這不只會使團隊分裂,也會一事無成。每間組織都會有天生固有、不可避免的挑戰,像是生產延誤、氣候、銷售週期、出貨及收貨錯誤、人員編制挑戰等等。儘管去解決這些挑戰。
  3. 設法從失敗中獲益
    每種團隊挑戰都可創造出精進組織技能、流程或關係的機會。只要我們將挫折視為是改進與成長的機會,我們的態度與成功機會將會大幅提升。
  4. 您只要盡力而為即可
    團隊努力最終無法達成預期計畫的結果時,常會使人感到不安、壓力很大。若知道自己還可以更努力、做得更好,那種感覺甚至會更糟。但只要應用此原則,便可讓自己隨時對我們的工作感到驕傲。
  5. 清理自己的工作區域
    乾淨的工作區域會使我們的頭腦保持清晰,正如同雜亂、亂成一團的工作區域會使擾亂我們的思想,使工作慢下來。我們大多數的人都會與他人共用工作區域。我們可以保持井然有序的工作區域,並在使用後清理一番,協助整個團隊運作。
  6. 排出優先順序
    身為工作團隊的一員,常常需要改變優先事項。我們最重大的挑戰之一便是排出優先順序,並盡快依照此優先順序處理,而此可能需要協調團隊內相互衝突的優先事項。只要我們詳盡、誠實地解釋箇中原因,其他團隊成員將會尊重並理解改變的優先事項。
  7. 當場解決問題
    因循怠惰會使團隊合作無法有效進行。身為團隊成員,隨著職責加重,我們會感到焦慮,壓力變大,但我們的其他團隊成員則會欣賞我們完成事情,繼續向前的能力。
  8. 將熱情投入工作
    每個人都曾與缺乏活力與熱情的團隊成員共事過,而缺乏這些特質的成員會使團隊其他人洩氣。儘管遭遇挫折、阻礙及失敗, 專業團隊的職責所在即是保有自己個人的熱情,以帶有活力的態度承擔自己的職責所在。
  9. 預期一般人都不知感恩
    在現今的專業工作環境下,團隊內的每個人理應要竭盡所能,努力工作。不一定要有人告訴我們自己在工作上的表現很傑出。事實上,許多人可能不會感激我們為團 隊工作做了多少的事。等待他人讚美會是很好的挫折磨練。平時如能抱持著一般人都不知感恩的想法,當我們受到他人感恩時,將會得到更多。
  10. 不要為小事煩惱
    做個有效的團隊成員的關鍵之一在於,身懷從長計議的能力。我們根本沒有什麼時間能為了那一點小事生氣。身為專業團隊,我們須將重要事情與不重要事情區隔開來,避免浪費時間。
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激發團隊熱情,建立當責感

激發個人與合作熱情是團隊歷程(Team Process)所不可或缺的一環,同時也是建立團隊的必要元素。

一開始就贏在起跑點上,並能隨著時間保有熱情,組織將收穫甜美的果實。默契十足的團隊即便在路上出現重重阻礙,也有能力完成上述。

團隊內的個人常會堅決的下定決心,證明無論阻礙為何,該團隊仍可達成願景。做好計畫面對阻礙,將促使人們向前邁進,並勇於冒險。

成立與使團隊運作並非一蹴可幾的事。根據針對航空公司駕艙組員(Cockpit Crew)的研究指出,大多數航空公司的意外事故係肇因於團隊運作,而非機械問題;尤其是團隊新手上路時,更是如此。

若當責感為決勝點,團隊歷程會出現多個關鍵的時刻。團隊創立之初,如能決定並實行不同的當責方法,可使專案或計畫既新鮮又有趣。

當責方法的主意包括:
  • 團隊會議
  • 值得信賴的合作夥伴(Accountability Partner)
  • 時間軸
  • 專案計畫
  • 檢查表
  • 虛擬會議
  • 溝通時,讓團隊所有人都知道
  • 訓練課程
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管理不同世代

管理不同世代有許多方面值得探討。現今最火熱的管理主題之一:「如何管理 Y 世代。」儘管每個世代皆有其特徵,但每個世代的員工仍有許多適用的通用管理技巧。

  • 與經理的正面關係
    人力資源開發公司指出,根據一份最近針對400間公司所做的蓋洛普(Gallup)調查,員工與其直屬上司的關係,要比薪水或工作不順遂更能影響員工的去 留。公正、激勵的領導能力,包括教導與扮演心靈導師的能力,才能留下員工。另一份蓋洛普(Gallup)調查指出,員工滿意度與生產力的主要指標之一為: 員工認為上司在意自己,而且可以信賴該上司。
  • 讚賞表揚
    其他除了錢以外的獎勵方式,更能激勵某些人。一份由 Employee Retention Headquarters 所做的研究舉出,讚賞與參與其中要比錢更能讓員工快樂。員工需要在口頭上與行動上,獲得管理階層對於其職位的敬重,並肯定其本身對於公司的成功與否,扮演 著舉足輕重的地位。這類人非常享受在公開上與私底下、口頭上與書面上、迅速與真誠地慶祝達到里程碑與勝利的感覺。
  • 具有挑戰性,能實現抱負的工作
    在 2003 年 10 月份的 ASTD 電子報,Blessing White 的《職涯發展報告》(State of the Career Report)指出,對於現今大多數的員工而言,具有挑戰性、彌足珍貴的工作,要比薪資及晉升更為重要。要如何為工作熱情及激情定價,並不是件容易的事 情。培養員工投入工作,並在專案早期即找好員工的主管,將會獲得更具創意性的想法,最終將從員工投資上獲得更佳的報酬率,並使員工更感到驕傲。主動積極參 與各種問題決策的員工,有助於打造出自己喜歡,而且也願意留下來的環境。
  • 清楚明確的職涯路徑及成長機會
    如能提供在個人上與專業上的成長機會,員工較不會騎驢找馬。經理若能提供新技能發展與職涯發展相關的訓練,表示該名經理願意代表員工投資,而此正是留住員 工的關鍵。鼓勵員工參加專業組織,為員工支付會員費,給員工放假參加,並支付午餐與會議的費用,上述等等做法將可激勵員工。較能留住人才的公司,會有從公 司內部尋才的好名聲。若雙方在職涯路徑上能取得一致的共識 (不一定是在管理階層內「步步高升」),將可讓員工願意奉獻,並支持公司目標與方向。
  • 重視均衡生活的經理
    提倡均衡生活的公司要把那些認為員工應隨時隨地,不管是在吃飯、呼吸及睡覺都要工作的公司更能留住員工。承認並重視家庭與私人生活,有助於防止員工過勞, 並培養忠誠度。人力資源發展組織指出,員工必須體認到工作生活的品質問題。員工必須願意規畫較有彈性的時間表,並對於職業、兒童保建及雙親照護等雙重挑戰 具有一定的敏感度。
  • 具競爭力的薪資制度及福利
    錢雖然重要,但其重要性可能沒有您想像中的大。員工期望薪餉能夠公平地依據各人的競爭力發放,並享有標準的健保與退休計畫福利。一項針對食品公司所做的調 查指出,92% 的受訪者表示,若公司能提供個人與專業發展的訓練,只要每年加薪 $10,000,自己就願意留在原公司。
 

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