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成功進行團隊簡報的 5 個提示

Presentation Effectiveness
 

企業家要比以往更需要透過團隊進行簡報。團隊內的每個人皆須擦亮自己的簡報技巧與準備技巧,使各種形式的團隊簡報皆可有效進行。專業的團隊簡報涉及規劃、順利輪流上台簡報、有邏輯的排定主旨資材的順序,以及傳達連貫的專業訊息的能力。 以下為團隊應遵循的5個步驟,以便成功進行簡報。

1) 強而有力的開場白 - 以具震撼力的方式開場。您需要讓聽眾立即融入主題,並設定簡報的基調。確定審慎規劃表達方式,並呈現震撼的說明 (統計資料或事實),能讓您在開車回家時都還能不由自主地讚賞。

2) 簡介 - 開場後,您應簡述簡報的議程,並介紹團隊的所有成員。介紹的方式共有兩種。帶領團隊的人可簡短介紹團隊內的每個成員及其在專案中各自擔任的角色,或由每個人各自簡述自己的姓名及其將在專案中擔任的角色。

3) 講義 - 簡報一部分的準備工作應是講義規劃。不好的講義可能會使簡報無法順暢進行,讓聽眾摸不著頭緒。為有助於輪流上台簡報,您應恪遵每位負責簡報之成員的時間表,並口頭上提醒即將輪到下一位同仁進行簡報:「稍待一會兒,將由 Bob 告訴我們時間軸的功用。」簡報者須確定自已有在注意聽旁人的提醒。

4) 團隊提問與回答階段 - 有效的提問與回答階段將在聽眾的心中留下持久、正面的印象。團隊簡報應規劃與準備此階段。事先決定那些問題/主題將由那些團隊成員回答。此外,也應決定提醒團隊成員知道要補充重點的提示。

5) 有衝擊力的結尾 - 應成功的結束簡報。簡報的結尾將強化您要聽眾帶走的訊息。您需要一個人為整個團隊總結,而此人通常是帶領團隊的人。結尾後,請確定收回任何用過的資料及設備。

 

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